Projektmanagement – die Arbeitsform der Zukunft

In vielen Bereichen des Arbeitslebens werden die Aufgaben immer komplexer. Gerade in solchen Fällen zeigen sich die Vorteile eines guten und zielorientierten Projektmanagements, das viele Expert:innen zusammenbringt und eine Arbeitsatmosphäre schafft, die die Zielerreichung erleichtert.

Ein Projekt durchzuführen, ist eine ebenso spannende wie anspruchsvolle Aufgabe: Aber es arbeiten häufig Personen aus fachfremden Abteilungen an neuen Aufgaben, die so noch niemand zuvor gelöst hat und deren Entwicklung im Vorfeld kaum absehbar ist.

Viele Projekte scheitern, weil sie nicht präzise genug vorbereitet, nicht sorgfältig geprüft oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Eine Reihe von Problemen ergibt sich auch schlicht aus der Tatsache, dass Projekte auf den Weg gebracht werden, die die Bezeichnung „Projekt“ gar nicht verdienen oder die aufgrund mangelhafter Organisation oder der falschen Zielsetzung von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind. Dies trifft nach aktuellen Schätzungen auf 50 bis 80 % aller Projekte zu – und zahlreiche „Projektruinen“, vielleicht auch in Ihrem Unternehmen, zeugen davon, dass es im Projektmanagement einiges zu verbessern gibt.
 

Unterschiedliche Projektformen managen

Generell gibt es zwei mögliche Arten von Projekten, um die Sie sich als Projektmanager kümmern können:

1. Bei Umsetzungsprojekten geht es zum einen darum, im Vorfeld erprobte Verfahren auf neue Bereiche anzuwenden. Zum anderen soll so auf Änderungen reagiert werden, die von außen herangetragen werden. Dazu gehören beispielsweise die Abwandlung von Strukturen oder das Anwenden von bereits vorhandenen Strategien auf die individuellen Bedürfnisse eines ganz bestimmten Kunden. Bei Umsetzungsprojekten stehen Beginn und Ende meist fest, die Ziele sind häufig von außen vorgegeben.

Sie dienen dazu,

• ineffiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern,
• „verordnete“ Veränderungen so gut wie möglich umzusetzen und
• bestehende Probleme abzustellen.

2. In Gestaltungsprojekten sollen vielversprechende Ideen und Anregungen aus dem eigenen Haus umgesetzt werden. Hier handelt es sich um aktive Anlässe. Ein klassisches Anwendungsbeispiel für diese Projektart ist etwa die Umsetzung von Vorschlägen, die dem Ideenmanagement Ihres Unternehmens entsprungen sind. Bei Gestaltungsprojekten besteht im Gegensatz zu Umsetzungsprojekten eine größere Variabilität der zeitlichen Dauer und der Ziele.

Bei ihnen steht im Mittelpunkt,

• Ideen umzusetzen,
• neue Wege zu überprüfen und
• technologische Entwicklungen aufzugreifen.

Hinterfragen Sie Ihr Projektmanagement

Projekte sind meist aufwendig im Hinblick auf Kosten, Zeit und Motivation aller Beteiligten. Daher sollten nur die Themen als Projekte aufgegriffen werden, die sich auch wirklich lohnen. Um ein Projekt richtig zu planen und durchzuführen, benötigt man zudem das entsprechende Handwerkszeug. Im Mittelpunkt des Projektmanagements stehen diese Fragen:

• Wie initialisieren Sie Projekte?
• Wie schaffen Sie passende Organisationsstrukturen?
• Wie stellen Sie eine schlagkräftige Projektgruppe zusammen?
• Wie planen Sie Projekte?
• Wie führen Sie Projekte durch?
• Wie schließen Sie ein Projekt erfolgreich ab?

Der Ablauf eines gut geplanten Projekts

Aus diesen Fragen können Sie bereits die vier Phasen ableiten, die Ihr Projekt durchläuft:

1. Definition: Sie definieren das Projekt, legen Ziele, Zuständigkeiten und Termine fest.
2. Feinplanung: Welche Meilensteine sind wichtig? Welche genauen Ressourcen und finanziellen Mittel werden benötigt?
3. Durchführung: Als Projektleiter:in überwachen Sie die Einhaltung der Termine und passen den Projektplan bei Bedarf an.
4. Abschluss: Nachdem alle Aufgaben zufriedenstellend erledigt wurden, analysieren Sie als Projektleiter:in, was gut und was weniger gut lief. So finden Sie Optimierungspotenzial für Ihre weiteren Projekte.

Wie Sie lernen, all die soeben beschriebenen Schritte im Detail zu planen und durchzuführen, vermittelt Ihnen der Kurs Projektmanagement mit Zertifikat Projektleiter:in IHK.